Politique de confidentialité
1.0 Énoncé de la politique
La Fondation Rick Hansen (FRH) s’engage à protéger les renseignements personnels conformément aux lois et aux exigences réglementaires. Nous savons que pour continuer à mériter la confiance placée en nous en ce qui concerne la protection de la vie privée des personnes, nous devons faire preuve de transparence et nous devons nous montrer responsables à l’égard de nos pratiques. Le présent document décrit les exigences règlementaires que doit respecter la FRH, comment elle doit se conformer à ces exigences et ce que peut faire une personne si elle a une plainte à formuler à propos du traitement de ses renseignements personnels.
2.0 Portée
La présente politique de confidentialité s’applique à la FRH et aux membres de son personnel, ses bénévoles et ses consultants ainsi qu’à d’autres organismes avec lesquels elle conclue des contrats. Elle porte sur tous les renseignements personnels que recueille, utilise ou divulgue la FRH, peu importe le format, au cours de ses activités pour réaliser ses objectifs caritatifs.
3.0 Contexte
3.1 Notre engagement
Afin de remplir nos objectifs caritatifs, nous pouvons, de temps à autre, recueillir et utiliser vos renseignements personnels, tels qu’ils sont définis dans la présente politique. Ce faisant, nous nous conformons à la Personal Information Protection Act (PIPA) de la Colombie-Britannique – qui s’applique à tous les organismes du secteur privé de la province, y compris les organismes sans but lucratif – ainsi qu’à d’autres lois sur la protection des renseignements personnels applicables. Nous appliquons également les pratiques exemplaires, ainsi que le Code de normes d’éthique établi par l’Association of Fundraising Professionals (AFP) et Imagine Canada.
3.3 Qu’entend-on par renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont des renseignements qui sont recueillis ou enregistrés et qui concernent une personne identifiable.
Les renseignements qui portent sur une personne identifiable sont des renseignements qui révèlent quelque chose de nature personnelle à propos de cette personne. Les renseignements peuvent être isolés ou combinés à d’autres renseignements, y compris, mais sans s’y limiter : le nom d’une personne (nom légal, nouveau nom ou morinom), son adresse ou numéro de téléphone de domicile, l’adresse de courriel personnelle, le numéro d’assurance sociale ou le numéro de passeport, le genre, la formation, y compris le niveau d’instruction et les établissements d’enseignement fréquentés, les revenus, la situation de famille et l’information relative à des dons. Par exemple, bien qu’il ne soit pas possible d’identifier une personne uniquement sur la base de sa scolarité, il peut être possible de le faire en combinant cette information avec son adresse de courriel et son genre.
Les renseignements peuvent être recueillis à l’oral (p. ex., au téléphone) et enregistrés sous différents formats, y compris des dossiers papier, des dossiers électroniques, des photos, des vidéos et des cartes.
Les renseignements relatifs à la santé sont des renseignements personnels qui portent sur la santé d’une personne ou la prestation de soins. Au nombre des exemples de renseignements personnels qui se rapportent à la santé, on trouve des données d’enquête sur les patientes et patients, des résultats rapportés par les patientes et patients et des renseignements abrégés sur la santé. À la FRH, nous considérons que le handicap d’une personne, y compris, mais sans s’y limiter, une lésion médullaire, constitue un renseignement personnel relatif à la santé.
Les renseignements personnels des membres du personnel sont des renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou divulgués dans le but de tisser, d’entretenir ou de gérer une relation entre la FRH et les membres de son personnel. Aux fins du présent document, le personnel comprend les personnes employées et bénévoles. Conformément à la Personal Information Protection Act, les renseignements qui permettent d’identifier une personne ou de communiquer avec elle à son lieu de travail, de même que les renseignements relatifs au produit du travail, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. L’expression « produit du travail » désigne les renseignements préparés ou recueillis par une personne ou un groupe de personnes dans le cadre des responsabilités ou activités liées à son emploi ou à son entreprise. Voir le tableau ci-dessous pour la comparaison entre le produit du travail et les renseignements personnels :
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Produit du travail |
Renseignements personnels |
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Jane a pris cette décision sur la base de certains critères. Son rôle lui demandait de prendre cette décision. |
Même si Jane a pris cette décision sur la base de certains critères, elle aurait préféré une autre opinion. |
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L’organisme public a accordé un contrat à Bill pour un service. |
L’organisme public n’a pas accordé ce contrat à Bill parce qu’il n’avait pas de bonnes références. |
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Jill a formulé ce conseil à son superviseur à sa demande. |
L’évaluation de performance de Jill suggère qu’elle aurait dû faire des recherches plus poussées avant de donner ce conseil. |
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Joe, membre du conseil d’administration, a présenté une proposition à la réunion. |
Joe a démissionné du conseil d’administration pour des raisons personnelles. |
Pratiques de la FRH en matière de protection de la vie privée
La FRH a mis sur pied un programme de gestion de la protection de la vie privée en vue de protéger les renseignements personnels. Ce programme est conforme aux dix principes de confidentialité, un ensemble de pratiques équitables reconnues à l’échelle internationale en matière de traitement de l’information incluses dans la plupart des lois sur la protection des renseignements personnels dans le monde. On aborde ci-dessous ces principes qui régissent la manière dont les renseignements personnels sont recueillis, sécurisés, utilisés et divulgués à la FRH.
3.3a Responsabilité
La FRH est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle.
La garde fait généralement référence à la possession physique d’un document professionnel par la FRH. De plus, la FRH pourrait utiliser une installation d’entreposage de dossiers ou encore certaines personnes employées ou bénévoles pourraient conserver des dossiers de travail à leur domicile. Dans ces circonstances, la FRH conserve toujours la garde des dossiers. Le contrôle fait généralement référence à des situations où la FRH a l’autorité nécessaire pour gérer les dossiers tout au long de leur cycle de vie, y compris la direction et l’administration de leur utilisation ou de leur divulgation. Par exemple, un dossier que détient une conseillère ou un conseiller dont les services ont été retenus par la FRH peut toujours être sous le contrôle de FRH.
Au nombre des indicateurs selon lesquels un dossier est sous la garde ou le contrôle de la FRH, on trouve ce qui suit :
- Une personne employée ou bénévole de la FRH a-t-elle créé le dossier?
- Le contenu du dossier est-il lié à la vision, à la mission, à la stratégie, aux activités ou aux opérations de la FRH?
- La FRH a-t-elle le droit de posséder le dossier?
- La FRH a-t-elle le pouvoir de réglementer le contenu, l’utilisation et l’élimination du dossier?
Toutes et tous les membres du personnel de la FRH sont responsables de la protection des renseignements personnels relatifs à la santé dont ils ont la garde ou le contrôle, en particulier :
- Les membres du conseil d’administration de la FRH se doivent d’agir de bonne foi pour garantir les intérêts de la FRH et assurer sa réputation et sa bonne gouvernance.
- La personne responsable de la protection de la vie privée de la FRH est chargée de l’élaboration, de la mise en œuvre et de l’amélioration continue du programme de gestion de la protection de la vie privée de la FRH, d’assurer la conformité générale de la FRH à la présente politique et d’agir à titre d’arbitre de la FRH en matière d’information et de sécurité de l’information.
- Les responsables d’unité et les gestionnaires du budget de la FRH se doivent d’assurer la conformité de leurs domaines de responsabilité respectifs à la présente politique.
- Le personnel et les bénévoles de la FRH se doivent de lire, de comprendre et de respecter la présente politique.
- Les parties tierces de la FRH doivent se conformer à la présente politique.
3.3.b Raisons pour la collecte et la diffusion de renseignements personnels
La FRH recueille et utilise les renseignements personnels pour l’avancement de ses objectifs caritatifs et la conformité aux exigences légales. Cela comprend les objectifs suivants :
- Faire part d’information sur son travail, ses résultats et l’organisme aux bailleurs de fonds, donatrices, donateurs, intervenantes, intervenants et autres personnes ou organismes qui pourraient s’intéresser à ses activités.
- Remercier ses bailleurs de fonds, donatrices, donateurs, partenaires, partisanes, partisanes et autres parties prenantes et leur rendre publiquement hommage.
- Traiter des transactions financières ainsi que retracer et établir les reçus officiels relatifs aux dons reçus conformément aux exigences de l’Agence du revenu du Canada.
- Nouer, entretenir et gérer des relations avec les personnes employées et bénévoles actuelles et potentielles.
- Déterminer l’admissibilité d’une personne qui en fait la demande à recevoir une subvention, une bourse ou une récompense.
- Faire part de récits, de vidéos et d’images de son personnel ou d’autres personnes qui participent à des activités et événements de la FRH dans ses publications, y compris sur son site Web, dans ses communications, notamment ses chaînes de médias sociaux, ses bulletins électroniques et imprimés, des rapports et autres publications (p. ex., les annonces publicitaires et les éditoriaux) ainsi que les formulaires de demande et d’inscription électroniques et imprimés.
- Gérer ses activités et protéger les actifs de son organisme.
De plus, la FRH accorde parfois des fonds à des chercheuses et chercheurs qui effectuent des travaux sur les lésions médullaires ou sur les systèmes de santé, qui, au cours de leurs recherches, doivent recueillir des renseignements personnels sur la santé.
Pour réaliser les objectifs indiqués ci-dessus, la FRH recueille les types de renseignements suivants :
- Coordonnées comprenant le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel de façon à ce que l’on puisse communiquer avec la personne
- Renseignements démographiques, y compris l’âge, le genre, l’identité autochtones ou raciale en vue d’informer sa planification et ses programmes
- Renseignements relatifs à la santé, y compris au handicap, afin d’informer sa planification et ses programmes ainsi que pour appuyer la recherche qu’elle finance en vue de trouver une cure pour les lésions médullaires.
- Renseignements financiers nécessaires pour le traitement de paiements et de dons
- Récits personnels, citations ou opinions, vidéos, photos ou cartes qui peuvent être utilisés dans ses bulletins, dans ses formulaires d’inscription ou sur son site Web.
3.3.c Limite de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation
La FRH ne peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels qu’aux fins indiquées ci-dessus et conformément à la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique) et à d’autres lois et règlements sur la protection de la vie privée applicables. En ce qui concerne les coordonnées résidentielles des membres du personnel, aucune employée ni aucun employé n’a l’autorisation de faire part de cette information à une personne extérieure à la FRH sauf si les membres du personnel en question leur en ont donné l’autorisation.
Si nous avons besoin d’utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, nous vous demanderons votre autorisation avant de le faire.
Les exceptions (c.-à-d. lorsque des renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués à l’insu d’une personne et sans son consentement) ne sont possibles que dans des circonstances très précises, notamment :
- Si la personne est considérée par la loi comme appartenant au domaine public.
- Pour enquêter sur la violation d’un accord ou d’une loi fédérale ou provinciale.
- En cas d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée.
- Pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance du tribunal.
- Lorsque la loi l’exige ou l’autorise.
Une personne peut retirer son consentement à tout moment. Sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un avis raisonnable, la FRH satisfera à cette demande.
3.3.d Raisons pour l’obtention du consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels peuvent être recueillis de façon directe ou indirecte. La collecte directe se fait lorsque les renseignements proviennent de la personne au sujet de laquelle les renseignements sont recueillis ou de son mandataire spécial. La collecte indirecte se fait lorsque les renseignements proviennent d’une partie tierce, et non de la personne elle-même ou de son mandataire spécial.
Quand la FRH juge nécessaire de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels, elle devra obtenir le consentement exprès de la personne concernée ou lui donner la possibilité d’exercer une option de refus. Le consentement exprès signifie qu’une personne ou son mandataire a donné son consentement écrit ou verbal à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de ses renseignements personnels à des fins précises. Le consentement négatif signifie qu’une personne reçoit l’information sur l’utilisation prévue de ses renseignements personnels et qu’elle peut choisir de ne pas participer en décochant une case. Dans tous les cas, la FRH priorisera l’obtention d’un consentement écrit plutôt qu’un consentement verbal.
Dans le cas de vidéos et de photographies prises par la FRH lors d’événements, un avis sera fourni, y compris, mais sans s’y limiter, des panneaux placés aux entrées pour informer de la tenue de ces événements et de l’utilisation des vidéos et photographies. La FRH veillera à fournir ces avis dans des formats accessibles, par exemple, par l’entremise de traductrices ou de traducteurs ASL sur place ou en les incorporant aux formulaires d’inscription à l’événement. Les avis comprendront les coordonnées de la personne responsable de la protection de la vie privée ou de sa ou son délégué.
Si la FRH obtient des renseignements personnels auprès d’autres organismes (p. ex., des listes de donateurs éventuels ou les coordonnées personnelles de membres possibles de comités consultatifs ou autres), l’organisme qui fournit la liste doit obtenir le consentement requis avant de divulguer des renseignements personnels à la FRH.
3.3.e Façon de divulguer les renseignements personnels
Nous ne divulguerons vos renseignements personnels à un autre organisme que lorsque nous engageons des fournisseurs de services pour traiter vos renseignements en votre nom ou nous aider en assurant la prestation de divers autres services, comme la distribution du courrier et la recherche, s’il s’agit d’aider une personne à obtenir une subvention ou un service conformément à notre mission, ou que si la loi nous y oblige.
Quand un autre organisme est engagé pour traiter vos renseignements personnels ou nous aider à assurer la prestation d’autres services, nous exigeons que ces organismes concluent des ententes de confidentialité juridiquement contraignantes et respectent rigoureusement la politique de confidentialité de la FRH.
La FRH s’engage à ne louer, vendre ou céder les renseignements qui vous concernent à aucun organisme ni à aucune personne et à ne pas les échanger.
3.3.f Rétention des renseignements personnels
La FRH agit conformément aux directives de l’Agence du revenu du Canada en ce qui concerne la conservation des renseignements relatifs aux donatrices et donateurs pendant six ans à compter de la fin de l’année au cours de laquelle le don a été versé. Tout autre renseignement personnel utilisé pour prendre une décision concernant une personne est conservé pendant au moins un an. L’autorisation d’utiliser ou de divulguer ces renseignements peut être retirée en tout temps.
3.3.g Exactitude des renseignements personnels
La FRH s’assure que les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle sont exacts et à jour. Dans la plupart des cas, elle se fie aux personnes pour l’aviser de tout changement apporté à leurs renseignements.
3.3.h Mesures de sécurité
La FRH protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées en fonction de la sensibilité des renseignements et de la façon dont ils sont stockés. Au nombre de ces mesures, on trouve le verrouillage des classeurs, l’accès restreint à certains dossiers selon le besoin de savoir, l’utilisation de mots de passe, l’utilisation du chiffrement et la signature d’ententes de confidentialité ou de non-divulgation juridiquement contraignantes avec toutes et tous les membres du personnel de la FRH. Le personnel de la FRH doit également faire preuve de prudence dans l’élimination et la destruction des renseignements personnels afin d’en empêcher l’accès par des parties non autorisées. La FRH protège les renseignements personnels divulgués à des parties tierces au moyen d’ententes contractuelles qui exigent que les renseignements personnels soient traités conformément à la Personal Information Protection Act et à la présente politique. Les services postaux et les fournisseurs d’analyse de données sont des exemples de parties tierces.
Utilisation de « témoins », de « pixels espions », de « pixels » et d’« étiquettes »
La FRH peut utiliser une technologie standard appelée « témoins », « pixels espions », « pixels », « étiquettes » et d’autres technologies pour recueillir de l’information. Cette information est utilisée pour améliorer l’expérience des utilisateurs de notre site Web, mesurer l’efficacité des campagnes de marketing et personnaliser le contenu en ligne. Les données agrégées peuvent être communiquées dans les publications que produit la FRH.
Utilisation d’adresses IP (protocole Internet)
La FRH peut utiliser des adresses IP pour aider à diagnostiquer des problèmes de serveur. Nous nous réservons le droit d’effectuer des analyses statistiques du comportement et des caractéristiques des utilisatrices et des utilisateurs, de mesurer leur intérêt et la structure de la circulation pour les différentes sections de notre site Web ou de nous aider à en améliorer le design, la mise en page et la navigation.
Liens vers d’autres sites Web
Le site Web de la FRH peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui pourraient intéresser les visiteuses et les visiteurs. La FRH n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité, du contenu, des transactions et du fonctionnement des liens menant à ces sites. Notre politique de confidentialité n’est plus en vigueur lorsque vous utilisez un lien pour vous rendre sur un autre site Web à partir de notre site Web, et les personnes qui soumettent des renseignements à des sites Web tiers doivent passer en revue les énoncés de confidentialité de ces sites avant de leur fournir des renseignements personnels pouvant permettre de les identifier.
La FRH accorde parfois des fonds à des chercheuses et chercheurs qui, au cours de leurs recherches, doivent recueillir des renseignements personnels sur la santé. Dans ces situations, la FRH exige que les chercheuses et les chercheurs protègent ces renseignements conformément aux exigences de la FRH et de leur propre organisme au moyen d’ententes juridiquement contraignantes.
3.3.i Demande de renseignements
Les demandes présentées par les personnes afin d’accéder à leurs renseignements personnels appartiennent aux trois catégories suivantes :
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Catégorie |
Réponse de la FRH |
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Demandes d’accès autorisées |
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Demandes d’accès refusées |
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Demandes d’accès en vue de corriger des renseignements personnels |
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3.3.j Plaintes
Conformément aux pratiques exemplaires, la FRH a établi un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les plaintes doivent être soumises par courriel à la personne responsable de la protection de la vie privée de la FRH, qui gère le processus de traitement des plaintes. La FRH s’engage à recevoir rapidement toutes les plaintes et mener son enquête de façon équitable, approfondie et confidentielle. Si la question n’est pas réglée à la satisfaction de la plaignante ou du plaignant, nous l’encourageons à communiquer avec le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique pour obtenir de l’aide.
4.0 Communication au public
Une version de l’engagement de la FRH en matière de protection de la vie privée est accessible au public sur le site Web de la FRH : https://www.rickhansen.com.
5.0 Formation
Toutes les personnes employées et les bénévoles doivent suivre une formation sur la protection de la vie privée au cours de leur processus d’intégration et par la suite comme peut l’exiger la personne responsable de la protection de la vie privée ou leur gestionnaire. Comme condition d’embauche, les conseillères et les conseillers doivent se conformer aux exigences de la FRH en matière de protection de la vie privée, qui sont décrites dans leur contrat. Le service des ressources humaines gère les registres de formation du personnel et des bénévoles.
6.0 Enfreintes à la politique
Les personnes employées et les bénévoles de la FRH qui ne respectent pas la présente politique se verront imposer des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation de leur relation d’emploi ou de bénévolat avec la FRH. Au nombre des exemples d’enfreintes à la présente politique, on trouve notamment, mais sans s’y limiter :
- Accéder à des renseignements qui ne sont pas requis dans le cadre de son travail
- Utiliser de façon abusive, divulguer sans autorisation appropriée ou modifier des renseignements relatifs à une donatrice ou à un donateur
- Divulguer le mot de passe d’une personne pour permettre à une autre d’accéder à des dossiers électroniques
Le non-respect de la présente politique par les conseillères, conseillers et les bénéficiaires de subvention peut entraîner la cessation de la relation qui les lie à la FRH en qualité de conseillères, de conseillers ou de bénéficiaires de subvention.
7.0 Mises à jour et changements à la politique
Nous examinons nos pratiques en matière de protection de la vie privée tous les deux ans et plus fréquemment au besoin. En conséquence, on peut apporter de temps à autre des modifications à la présente politique. Il est possible de consulter la version la plus récente de la présente politique sur notre site Web ou en communiquant avec notre responsable de la protection de la vie privée.
8.0 Coordonnées
Pour de plus amples renseignements sur les questions relatives à la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec France Gagnon, responsable de la protection de la vie privée à l’adresse suivante :
Responsable de la protection de la vie privée
Fondation Rick Hansen
3820, Cessna Drive
Richmond (C.-B.) V7B 0A2
Courriel : privacy@rickhansen.com
9.0 Références
- https://fipa.bc.ca/get-help/privacy-rights-in-canada/ (en anglais)
- https://www.dataguidance.com/ (en anglais)
- https://www2.gov.bc.ca/assets/gov/british-columbians-our-governments/services-policies-for-government/information-management-technology/information-privacy/resources/policies-guidelines/privacy_management_program_guidance.pdf (en anglais)
- https://www.oipc.bc.ca/guidance-documents/2286 (en anglais)
- https://www.oipc.bc.ca/guidance-documents/1545 (en anglais)
- https://www2.gov.bc.ca/gov/content/employment-business/business/managing-a-business/protect-personal-information/privacy-audit (en anglais)
- https://www2.gov.bc.ca/gov/content/employment-business/business/managing-a-business/protect-personal-information/principles (en anglais)
10.0 Outils
- Guide sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, PRI-Guidance-001-v1
- Formulaire d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée