1.    OBJECTIF

La Fondation Rick Hansen (FRH) respecte les plus hautes normes de comportement éthique, moral et juridique. L’objectif de cette politique de porte ouverte est d’encourager la communication, le retour d’information et la discussion ouverts sur toute question importante pour un.e employé.e et de garantir que les employé.e.s portent à l’attention de la FRH toute activité inappropriée et indésirable sans crainte de représailles. Que vous ayez un problème, une plainte, une suggestion ou une observation, nous voulons vous entendre. En vous écoutant, nous sommes en mesure d’améliorer notre milieu de travail, de traiter et d’examiner les plaintes, de prendre des mesures si nécessaire et de favoriser une meilleure compréhension, parmi le personnel, des raisons qui sous-tendent nos pratiques, processus et décisions.

À l’appui de ces objectifs, la présente politique établit également un cadre pour signaler les irrégularités suspectées, telles que le vol, la fraude et la corruption, qui ont ou peuvent avoir un impact sur la FRH. La présente politique vise également à offrir une protection aux personnes qui font de tels signalements afin qu’elles puissent faire part de leurs préoccupations sans subir de représailles. 

La présente politique est valide pour les employés, bénévoles et autres personnes qui travaillent au sein de la FRH, et avec celle-ci, y compris les personnes et les entités appuyées par les programmes de la FRH, les fournisseurs de services, les sous-traitants, les membres du conseil d’administration de la FRH et le grand public.

Pour un retour d’information plus général sur des questions qui ne correspondent pas à la définition d’une irrégularité énoncée ci-dessous, on encourage les membres du personnel à s’adresser à leur superviseur.e/gestionnaire immédiat.e ou au service des ressources humaines (RH). Pour signaler des irrégularités, veuillez suivre les procédures décrites à la section 5 de la présente politique.

2.    DÉFINITIONS

Irrégularité : Acte qui contrevient, ou action qui n’est pas conforme, aux lois, aux règlements, aux politiques, aux contrôles internes ou aux autres normes obligatoires où un acte ou un manquement a ou a la possibilité d’avoir une incidence sur la FRH ou les personnes ou les organismes appuyés par la FRH.

Personne qui signale : Personne qui signale une irrégularité conformément à la présente politique. 
Répondant.e : Personne qui est impliquée dans une irrégularité signalée conformément à la présente politique.

3.    PRATIQUES

Au nombre des exemples d’irrégularités, on trouve notamment, mais sans s’y limiter :

• des conflits d’intérêts non révélés entre les fonctions d’un employé ou d’un membre du conseil d’administration envers la FRH et ses intérêts personnels.
• tout manquement à se conformer aux normes de santé et de sécurité de la FRH.
• la non-prestation de services par des fournisseurs de services.
• le vol ou le détournement de fonds ou de biens.
• toute dérogation involontaire, injustifiée ou non autorisée aux politiques, aux procédures ou aux contrôles internes comptables de la FRH.
• toute déformation volontaire de faits.
• toute manipulation de documents comptables afin de cacher ou modifier les résultats.
• l’utilisation abusive ou la destruction de documents, de bases de données, de systèmes informatiques, de données ou de messages enregistrés de la FRH, ou un accès non autorisé à ceux-ci.
• la falsification ou la modification volontaire de documents, de contrats, d’ententes ou de tout autre dossier.
• le gaspillage ou l’utilisation non autorisée de fonds, de ressources, de dossiers, de données ou de renseignements confidentiels de la FRH.
• l’octroi non autorisé d’une compensation, d’avantages ou de droits à une personne ou une entité qui travaille au sein de la FRH ou avec elle.
• toute violation des lois ou des règlements.
• la dissimulation volontaire d’irrégularités connues par les employés, ou le défaut de les déclarer.

4.    POLITIQUE

4.1    La FRH encourage la dénonciation des irrégularités et protégera l’identité de la personne qui signale et des personnes qui coopèrent à l’enquête sur les irrégularités, sauf si cela est nécessaire pour mener une enquête appropriée dans les circonstances et si la loi l’exige.

4.2    Toute irrégularité signalée fera l’objet d’une enquête et des mesures appropriées seront prises.

4.3    La FRH ne tolérera pas :

• les actes de représailles, de vengeance ou de harcèlement à l’endroit des employé.e.s, des personnes et de leurs familles et des sous-traitant.e.s qui, de bonne foi, dénoncent une irrégularité ou collaborent à une enquête sur une irrégularité.
• les allégations sans fondement, mensongères ou malveillantes.

Toute personne qui se livre à l’une de ces pratiques s’expose à des mesures disciplinaires et/ou administratives pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la résiliation avec motif de ses contrats avec la FRH.

5.    PROCÉDURES

5.1    Quand la personne qui signale estime que l’irrégularité peut constituer un vol, une fraude ou une corruption ou lorsque l’irrégularité concerne des questions qui relèvent du programme de normes d’Imagine Canada (https://imaginecanada.ca/fr), le signalement doit être effectué selon la procédure décrite dans la présente politique. 

5.2    Pour tous les autres types d’irrégularités (c’est-à-dire celles qui ne concernent pas le vol, la fraude ou la corruption ou les préoccupations relatives aux questions relevant du programme de normes d’Imagine Canada), la personne qui signale doit avoir recours aux autres processus spécifiques établis en place. Par exemple :

• Toute préoccupation relative à la vie privée doit être signalée selon les modalités précisées dans la Politique de confidentialité de la FRH.
• Toute préoccupation relative à la qualité des services doit être signalée au moyen du processus des plaintes de la FRH précisé dans la Politique en matière de plaintes de la FRH.
• Toute préoccupation relative à la qualité des services peut être signalée au moyen du processus des plaintes de la FRH précisé dans la Politique de résolution des plaintes de la FRH.

Signalement des irrégularités

5.3    La personne qui signale peut choisir d’aviser une ou plusieurs des personnes suivantes au sujet de l’irrégularité : la direction des RH, la direction financière et la vice-présidence de l’exploitation, la direction générale ou la ou le membre du conseil d’administration désigné.e pour recevoir les signalements. Les coordonnées actuelles de ces personnes sont les suivantes :

a)    Rita Keeler, directrice, RH : 778-296-1556, rkeeler@rickhansen.com
b)    France Gagnon, directrice financière et vice-présidente, Exploitation : 778-296-1527, fgagnon@rickhansen.com
c)    Doramy Ehling, directrice générale : 778-296-1507, dehling@rickhansen.com
d)    Membre du conseil d’administration : communiquer avec Rita ou France

On pourrait modifier de temps à autre ces personnes-ressources et ces modifications seront publiées sur SharePoint.

5.4    La personnes qui signale peut choisir de faire sa notification par téléphone, par écrit, virtuellement (par exemple, par courriel ou par vidéoconférence) ou en personne. Si une irrégularité est signalée par un moyen autre que le courriel, la personne qui reçoit le signalement prendra des notes manuscrites pendant la réunion et confirmera l’exactitude de ses notes auprès de la personne qui fait le signalement. La personne qui reçoit le signalement devra signer et dater le signalement et inscrire une note déclarant que la confirmation auprès de la personne qui a signalé a été effectuée. Si le signalement a été reçu par une personne autre que la direction des RH, la personne qui a reçu le signalement le transmettra alors à la direction des RH.

Enquête et résolution

5.5    La direction des ressources humaines tiendra un registre confidentiel de tous les signalement reçus en vertu de la présente politique de porte ouverte.

5.6    L’équipe d’enquête peut comprendre les personnes suivantes : la direction des RH, la direction financière et la vice-présidence de l’exploitation, la direction générale ou la ou le membre du conseil d’administration désigné.e pour recevoir les signalements ou encore leur représentant.e ou des personnes tierces indépendantes. 

Si l’équipe d’enquête détermine que la vice-présidence responsable de la personne qui signale, de la personne répondante et du programme ou de l’unité liée à l’irrégularité n’est pas potentiellement compromise par l’irrégularité signalée et que l’enquête n’est pas non plus potentiellement compromise, la direction des RH transmettra pour information le signalement reçu en vertu de la présente politique de porte ouverte à la vice-présidence. La vice-présidence peut alors également être considérée comme faisant partie de l’équipe d’enquête. 

Si l’un.e des membres de l’équipe d’enquête est potentiellement compromis.e et/ou fait l’objet de l’irrégularité signalée, elle ou il ne fera pas partie de l’équipe d’enquête.

5.7    L’équipe d’enquête définira un plan relatif à la nature, à la portée et au calendrier de l’enquête.

5.8    Sauf dans le cas des signalements par des personnes anonymes en vertu de la présente politique de porte ouverte, un.e membre de l’équipe d’enquête devra communiquer dès que possible avec la personne qui signale. Les principaux objectifs de cette communication sont :

• d’informer la personne qui signale :
  • que le signalement en vertu de la présente politique de porte ouverte a été reçu.
  • qu’une enquête aura lieu et que des mesures appropriées seront prises.
  • qu’elle pourrait être contactée pour obtenir des renseignements supplémentaires au fur et à mesure que l’enquête progressera.
• de demander à la personne qui signale de traiter de manière confidentielle les renseignements contenus dans le signalement reçu en vertu de la présente politique de porte ouverte pour ne pas compromettre toute enquête que la FRH pourrait entreprendre.

5.9    L’équipe d’enquête informera la présidence du conseil d’administration qu’une enquête est en cours relativement à un signalement en vertu de la présente politique de porte ouverte.

5.10    Si, durant la période de l’enquête, les faits semblent pointer vers un acte illégal, l’équipe d’enquête devra :

• informer, dès que possible, la présidence du conseil d’administration.
• déterminer si l’enquête doit être transmise aux autorités compétentes et, dans l’affirmative, à quel stade de l’enquête.
• déterminer si une aide spécialisée est requise pour terminer l’enquête.
• évaluer si la poursuite de l’enquête risquerait de compromettre les éléments de preuve.

5.11    Au terme de l’enquête, l’équipe d’enquête rédigera un rapport d’enquête qui comprendra les allégations, le résumé des étapes de l’enquête, les faits établis et les conclusions. Le rapport d’enquête est confidentiel. 
Compte rendu

5.12    L’équipe d’enquête rendra compte à la présidence du conseil d’administration de l’état de l’enquête, et ce, au moins une fois par mois.

5.13    Après la conclusion de l’enquête, l’équipe d’enquête communiquera avec la personne qui a fait le signalement (sauf si la personne a demandé à ne pas être contactée) pour lui fournir un résumé des conclusions de l’enquête dans la mesure où cette divulgation ne compromet pas les droits, la vie privée ou la confidentialité d’une personne.

5.14    Le rapport d’enquête sera remis à la présidence du conseil d’administration.

5.15    La direction des RH conservera un dossier contenant tous les rapports d’enquêtes.              

Confidentialité

5.16    Tous les renseignements recueillis à l’occasion d’une enquête demeureront confidentiels, sauf dans la mesure où leur divulgation est nécessaire pour : 
(i)    mener une enquête impartiale.
(ii)    prendre les mesures correctives, disciplinaires, administratives ou judiciaires nécessaires.
(iii)    se conformer aux lois en vigueur. 

Toute personne qui manque à sa responsabilité de protéger la confidentialité du processus d’enquête s’expose à des mesures disciplinaires et/ou administratives pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la résiliation avec motif de ses contrats avec la FRH.
Protection en vertu de la présente politique de porte ouverte

5.17    Un.e employé.e qui prétend avoir fait l’objet de mesures de représailles, de vengeance ou de harcèlement à l’égard d’un signalement en vertu de la présente politique de porte ouverte devrait porter plainte à la direction des RH.

5.18    Toute allégation de représailles, de vengeance ou de harcèlement sera l’objet d’un examen complet par la direction des RH pour déterminer si la conduite en question constitue un acte de vengeance. La direction des RH peut, le cas échéant, proposer une résolution appropriée.

6.    RÉFÉRENCES

Programme de normes d’Imagine Canada 
Politique sur les plaintes de la FRH
Politique sur les conflits d’intérêts de la FRH
Cadre de référence du comité de gouvernance de la FRH
Politique de confidentialité de la FRH
Politique sur l’intimidation, le harcèlement et la discrimination en milieu de travail de la FRH