Politique de signalement éthique

1. OBJET

La Fondation Rick Hansen (FRH) respecte les plus hautes normes de comportement éthique, moral et juridique.

Pour réaliser cet objectif, la présente politique établit un cadre pour signaler les irrégularités présumées ou connues, notamment le vol, la fraude et la corruption, qui ont des répercussions sur la FRH et pour protéger les personnes qui les dénoncent.

La présente politique est valide pour les employés, bénévoles et autres personnes qui travaillent au sein de la FRH, et avec celle-ci, y compris les personnes et les entités appuyées par les programmes de la FRH, les fournisseurs de services, les sous-traitants, les membres du conseil d’administration de la FRH et le grand public.

2. DÉFINITIONS

Irrégularité : Acte qui contrevient, ou action qui n’est pas conforme, aux lois, aux règlements, aux politiques, aux contrôles internes ou aux autres normes obligatoires où un acte ou un manquement a une incidence sur la FRH ou les personnes ou les organismes appuyés par la FRH. 

Dénonciateur : Personne qui signale une irrégularité connue ou présumée.

3. PRATIQUES

Au nombre des exemples d’irrégularités on trouve notamment, mais sans s’y limiter :

  • Des conflits d’intérêts non révélés entre les fonctions d’un employé ou d’un membre du conseil d’administration envers la FRH et ses intérêts personnels
  • Tout manquement de la part des fournisseurs de services à se conformer aux normes de santé et de sécurité de la FRH
  • La non-prestation de services par des fournisseurs de services
  • Le vol ou le détournement de fonds ou de biens
  • Toute dérogation involontaire, injustifiée ou non autorisée aux politiques, aux procédures ou aux contrôles internes comptables de la FRH
  • Toute déformation volontaire de faits
  • Toute manipulation de documents comptables afin de cacher ou modifier les résultats
  • L’utilisation abusive ou la destruction de documents, de bases de données, de systèmes informatiques, de données ou de messages enregistrés de la FRH, ou un accès non autorisé à ceux-ci
  • La falsification ou la modification volontaire de documents, de contrats, d’ententes ou de tout autre dossier
  • Le gaspillage ou l’utilisation non autorisée de fonds, de ressources, de dossiers, de données ou de renseignements confidentiels de la FRH
  • L’octroi non autorisé d’une compensation, d’avantages ou de droits à une personne ou une entité qui travaille au sein de la FRH ou avec elle
  • Toute violation des lois ou des règlements
  • La dissimulation volontaire d’irrégularités connues par les employés, ou le défaut de les déclarer

 

4. POLITIQUE

4.1 La FRH encourage la dénonciation des irrégularités et protégera l’identité des dénonciateurs et des personnes qui coopèrent à l’enquête sur les irrégularités, sauf si la loi l’exige.

4.2 Toute irrégularité signalée fera l’objet d’une enquête et des mesures appropriées seront prises.

4.3 Les ressources détournées seront récupérées de manière économique.

4.4 La FRH ne tolérera pas :

  • les actes de représailles, de vengeance ou de harcèlement à l’endroit des employés, des personnes et de leurs familles et des sous-traitants qui, de bonne foi, dénoncent une irrégularité ou collaborent à une enquête sur une irrégularité.
  • les allégations sans fondement, mensongères ou malveillantes.

 

5. PROCÉDURES

5.1 Si le dénonciateur juge que l’irrégularité peut constituer un acte de vol, de fraude ou de corruption, le signalement doit être fait au moyen de la procédure décrite dans cette politique.

5.2 À moins que les irrégularités ne portent sur des actes présumés de vol, de fraude ou de corruption, les dénonciateurs sont encouragés à utiliser les autres processus établis mis en place. Par exemple :

  • Toute préoccupation à l’égard des questions qui relèvent du Programme de normes d’Imagine Canada doit être résolue à l’aide des processus décrits dans la présente Politique de dénonciation de la FRH.
  • Toute préoccupation relative à la vie privée doit être résolue selon les modalités précisées dans la Politique de confidentialité de la FRH.
  • Toute préoccupation relative à la qualité des services peut être signalée au moyen du processus des plaintes de la FRH précisé dans la Politique de résolution des plaintes de la FRH.

Signalement des irrégularités

5.3 Un dénonciateur peut décider d’informer la directrice de l’exploitation, la directrice financière ou le membre désigné du conseil d’administration : Eric G. Watt par téléphone, par courriel ou en personne. Coordonnées :

a)      Directrice de l’exploitation, Doramy Ehling at 778-296-1507 or dehling@rickhansen.com

b)      Directrice financière, France Gagnon at 778-296-1527 or fgagnon@rickhansen.com

c)      Membre du conseil d’administration, Eric G Watt at ewatt@shaw.ca

5.4 Dans le cas où les irrégularités sont signalées en personne ou par téléphone, le vice-président directeur, la directrice financière ou le membre désigné du conseil d’administration prendra des notes manuscrites pendant la réunion et confirmera l’exactitude du signalement auprès du dénonciateur. Le vice-président directeur, la directrice financière ou le membre désigné du conseil d’administration devra signer et dater le signalement et inscrire une note déclarant que la confirmation a été effectuée. Le signalement sera ensuite transmis au directeur des ressources humaines.

Enquête et résolution

5.5 Le gestionnaire des ressources humaines tient un registre confidentiel de tous les rapports de dénonciation.

5.6 Le gestionnaire des ressources humaines et le vice-président directeur, la directrice financière ou le membre désigné du conseil d’administration se rencontreront pour établir si le cadre supérieur responsable du secteur de programme en rapport avec le signalement du dénonciateur est potentiellement compromis par l’irrégularité signalée, auquel cas le gestionnaire des ressources humaines acheminera le signalement du dénonciateur au cadre supérieur approprié pour information et collaboration future à l’enquête avec le directeur des ressources humaines et le vice-président directeur, la directrice financière ou le membre désigné du conseil d’administration, qui constituent maintenant l’équipe d’enquête.

5.7 L’équipe d’enquête définira un plan relatif à la nature, à la portée et au calendrier de l’enquête.

5.8 Sauf dans le cas des signalements par des dénonciateurs anonymes, un membre de l’équipe d’enquête devra communiquer dès que possible avec le dénonciateur. Les principaux objectifs de la communication sont :

  • d’informer le dénonciateur :
    • que le signalement du dénonciateur a été reçu.
    • qu’une enquête aura lieu et que des mesures appropriées seront prises.
    • qu’il pourrait être contacté pour obtenir des renseignements supplémentaires au fur et à mesure que l’enquête progressera.
  • de demander au dénonciateur de traiter de manière confidentielle les renseignements contenus dans le signalement du dénonciateur pour ne pas compromettre toute enquête que la FRH pourrait entreprendre.

5.9 L’équipe d’enquête informera le comité de gouvernance du conseil d’administration qu’une enquête est en cours relativement à un signalement de dénonciateur.

5.10 Si, durant la période de l’enquête, les faits semblent pointer vers un acte illégal, l’équipe d’enquête doit :

  • informer, dès que possible, le comité de gouvernance du conseil d’administration.
  • déterminer si l’enquête doit être transmise aux autorités compétentes et, dans l’affirmative, à quel stade de l’enquête.
  • déterminer si une aide spécialisée est requise pour terminer l’enquête.
  • évaluer si la poursuite de l’enquête risquerait de compromettre les éléments de preuve.

5.11 Au terme de l’enquête, l’équipe d’enquête consignera les allégations, le résumé des étapes de l’enquête, les faits établis et les conclusions dans un rapport d’enquête confidentiel.

Compte rendu

5.12 L’équipe d’enquête rendra compte au comité de gouvernance du conseil d’administration des progrès de l’enquête relative aux irrégularités signalées, et ce, au moins une fois par mois.

5.13 Durant la période de l’enquête, et à sa conclusion, selon les circonstances individuelles, l’équipe d’enquête devra communiquer avec le dénonciateur (sauf si le dénonciateur a demandé à ne pas être contacté) pour l’informer des progrès ou des résultats de l’enquête dans la mesure où cette divulgation ne compromet pas les droits, la vie privée ou la confidentialité d’une personne.

5.14 Le rapport final sera fourni au comité de gouvernance du conseil d’administration.

5.15 Le gestionnaire des ressources humaines conservera un dossier contenant tous les rapports d’enquêtes.

Confidentialité

5.16 Tous les renseignements recueillis à l’occasion d’une enquête demeureront confidentiels, sauf dans la mesure où leur divulgation est nécessaire pour (i) mener une enquête impartiale (ii) prendre les mesures correctives, disciplinaires, administratives ou judiciaires nécessaires ou (iii) se conformer aux lois en vigueur. Toute personne qui manque à sa responsabilité de protéger la confidentialité du processus d’enquête s’expose à des mesures disciplinaires et/ou administratives pouvant aller jusqu’au congédiement ou à la résiliation de ses contrats avec la FRH.

Protection du dénonciateur

5.17 Un employé qui prétend avoir fait l’objet de mesures de représailles, de vengeance ou de harcèlement à l’égard d’une dénonciation devrait porter plainte au gestionnaire des ressources humaines.

5.18 Toute allégation de représailles, de vengeance ou de harcèlement sera l’objet d’un examen complet par le gestionnaire des ressources humaines pour déterminer si la conduite en question constitue un acte de vengeance et, le cas échéant, proposer une résolution appropriée.

6. REFERENCES

  • Politique de dénonciation de l’Institut Rick Hansen
  • Politique de dénonciation de Community Living BC
  • Agrément Canada
  • Programme de normes d’Imagine Canada
  • Cadre de référence du comité de gouvernance de la FRH
  • Politique de confidentialité de la RFH
  • Politique de plaintes de la RFH

 

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